เรื่อง การรักษาความปลอดภัย /ป้องกันการสูญหายของแฟ้มเวชระเบียนที่จัดเก็บในรูปแบบ Electronic file

Details

Category: ICT rules

Published on Monday, 08 August 2016 09:02

Written by Super User

Hits: 9946

เลขที่ WI-IMT-026
วันที่ปรับปรุง 08/08/2558
เรื่อง การรักษาความปลอดภัย /ป้องกันการสูญหายของแฟ้มเวชระเบียนที่จัดเก็บในรูปแบบ Electronic file
ผู้รับผิดชอบ : กรรมการสารสนเทศ,เจ้าหน้าที่ทุกคน

วิธีปฏิบัติ
โรงพยาบาลฟากท่าใช้โปรแกรม HOSxP ในการจัดเก็บข้อมูลเวชระเบียนและการเข้ารับบริการของผู้ป่วยไว้ในคอมพิวเตอร์ โดยมีระเบียบปฏิบัติดังนี้

1. กำหนดให้เจ้าหน้าที่ที่ทำหน้าที่บันทึกข้อมูลต่างๆในคอมพิวเตอร์ มีรหัส  username และ password เพื่อการเข้าถึงงานในแต่ละประเภท โดยรหัสที่กำหนดให้จะเข้าถึง(Access_menu) และใช้งานได้ เฉพาะงานในหน้าที่ของตนเองเท่านั้นไม่สามารถใช้งานในด้านอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องได้
2. เจ้าหน้าที่ของโรงพยาบาลทุกคนได้รับการอบรม ในเรื่องการรักษาข้อมูลผู้ป่วย จรรยาบรรณในการไม่เปิดเผยข้อมูล ซึ่งจะต้องปฏิบัติตามระเบียบการขอประวัติการรักษาเวชระเบียนผู้ป่วย
3. กำหนดให้เจ้าหน้าที่ทุกคนที่ใช้งาน HOSxP ต้อง Log out ออกจากโปรแกรมทุกครั้งหากไม่ได้ปฏิบัติงานอยู่ที่หน้าเครื่องคอมพิวเตอร์ และตั้งเวลาให้โปรแกรม Logout อัตโนมัติกรณีทีไม่มีใช้งานเป็นเวลานานเกิน 5 นาที
4. กำหนดให้เจ้าหน้าที่ทุกคนที่ใช้งาน HOSxPต้องเปลี่ยนรหัสผ่านใหม่ทุก 6เดือน และตั้งค่าโปรแกรมให้มีการแจ้งเตือนและลบค่า password เดิมอัตโนมัติหากไม่มีการเปลี่ยนรหัสผ่านใหม่ภายในเวลาที่กำหนด
5. กำหนดให้โปรแกรมสามารถตรวจสอบเหตุผิดพลาดของงานและสืบสวนย้อนกลับได้ว่ามีการเข้าถึง การบันทึกหรือแก้ไข ข้อมูลของผู้ป่วยที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ โดยรหัสผู้ใช้ของใคร มีการดำเนินการเมื่อไหร่
6. กำหนดให้โปรแกรมสามารถป้องกันการเข้าถึงข้อมูลและการนำข้อมูลในคอมพิวเตอร์ไปใช้งานโดยไม่ได้รับอนุญาต เช่น จำกัดสิทธิการ print รายงานข้อมูลประวัติผู้ป่วย,กำหนดเครื่องพิมพ์ใบเสร็จ เป็นต้น
7. กำหนดให้มีการติดตั้งโปรแกรมเพื่อป้องกันและปกป้องข้อมูลจากไวรัส มัลแวร์ โทรจัน หนอนคอมพิวเตอร์ และตรวจสอบให้มีการ update อัตโนมัติ
8. กำหนดให้มีการปิดระบบเพื่อป้องกันการใช้อุปกรณ์พกพา เช่น Hard disk External, USB Flash drive
9. สำรวจสายไฟในหน่วยงานไม่ให้ชำรุดสามารถใช้งานได้อย่างปลอดภัย เพื่อป้องกันอัคคีภัย
10. มีการจำลองเหตุการณ์ ร่วมซ้อมแผนภาวะฉุกเฉินของโรงพยาบาลและเตรียมความพร้อมเมื่อเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉิน และมีเหตุจำเป็นต้องขนย้ายเครื่อง Server
11. จัดให้มีอุปกรณ์ดับเพลิง และมีการตรวจสอบให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อป้องกันหรือบรรเทาความเสียหายทางกายภาพที่อาจเกิดขึ้นของเวชระเบียน
12. ห้องจัดเก็บ Server ปรับปรุงมาตรฐานเทคโนโลยีสารสนเทศ ของโรงพยาบาล โดยจัดเก็บ Server ไว้ในตู้ Rack สำหรับขนย้าย ภายในห้องติดตั้งเครื่องปรับอากาศ 2 ตัว เพื่อสลับการทำงานทุก 6 ชั่วโมง และล็อคห้อง server เพื่อป้องกันบุคคลภายนอกเข้าไปโดยไม่ได้รับอนุญาต
13. กำหนดสิทธิรหัสผู้ใช้ username และ password สำหรับการใช้งาน server และการเข้าถึง database ข้อมูลเวชระเบียนผู้ป่วย

เรื่อง การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

Details

Category: ICT rules

Published on Monday, 08 August 2016 09:01

Written by Super User

Hits: 9700

เลขที่ WI-IMT-025
วันที่ปรับปรุง 08/08/2558
เรื่อง การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
ผู้รับผิดชอบ : กรรมการสารสนเทศ,เจ้าหน้าที่ทุกคน

วิธีปฏิบัติ
การดูแลรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

1. การรักษาความปลอดภัย และป้องกันการสูญหายของแฟ้มเวชระเบียนมีแนวทางในการปฏิบัติดังนี้
   • จัดสถานที่ให้เหมาะสำหรับจัดการเก็บรักษา โดยมีชั้นสำหรับใส่แฟ้มประวัติผู้ป่วยนอกและแฟ้มผู้ป่วยในและเน้นให้เก็บอย่างระมัดระวัง เพื่อลดความเสียหายทางกายภาพ มีช่องที่มีขนาดเหมาะสม หยิบใช้สะดวก ลดการเกิดการชำรุดของเวชระเบียน
   • สำรวจสายไฟในหน่วยงานไม่ให้ชำรุดสามารถใช้งานได้อย่างปลอดภัย เพื่อป้องกันอัคคีภัย
   • มีการจำลองเหตุการณ์ ร่วมซ้อมแผนภาวะฉุกเฉินของโรงพยาบาลและเตรียมความพร้อมเมื่อเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉิน
   • จัดให้มีอุปกรณ์ดับเพลิง และมีการตรวจสอบให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อป้องกันหรือบรรเทาความเสียหายทางกายภาพที่อาจเกิดขึ้นของเวชระเบียน
   • การสำรวจปลวกและกำจัดปลวกในหน่วยงาน และมีระบบการจัดการขยะที่เหมาะสมในหน่วยงาน เพื่อป้องกันความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้นในภายหลัง
   • สถานที่จัดเก็บแฟ้มเวชระเบียนของผู้ป่วยทุกประเภทห้ามบุคคลภายนอกเข้าไปโดยไม่ได้รับอนุญาต
   • การขอประวัติผู้ป่วยเพื่อไปใช้ภายนอกโรงพยาบาล ต้องทำบันทึกการขอข้อมูลตามแบบฟอร์มไว้เป็นหลักฐาน เพื่อขออนุญาตกับผู้บังคับบัญชา และพิจารณาเป็นรายกรณีไป โดยให้เฉพาะสำเนาเอกสารที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
   • เจ้าหน้าที่ของแผนกเวชระเบียนทุกคนมีสิทธิที่จะเข้าถึงแฟ้มเวชระเบียนผู้ป่วยนอกและผู้ป่วยในได้ โดยทุกคนจะได้รับการอบรมในเรื่องการรักษาข้อมูลผู้ป่วย จรรยาบรรณของเจ้าหน้าที่เวชระเบียน ในการไม่เปิดเผยข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นทางโทรศัพท์หรือการขอเข้าดู
   • มีการจัดเวรปฏิบัติงานตลอด 24 ชั่วโมง โดยเวรเช้าวันเสาร์-อาทิตย์จัดเวรละ 2 คน เวรบ่าย-ดึก เวรละ 1 คน และจัดเจ้าหน้าที่เสริมในวันที่มีผู้รับบริการมาเป็นพิเศษ เพื่อให้เพียงพอต่อการให้บริการ
   • ห้องตรวจจะต้องส่งแฟ้มเวชระเบียนผู้ป่วย คืนหลังจากเสร็จสิ้นการตรวจในแต่ละวันหรือภายใน 24  ชั่วโมง ผู้ป่วยที่ Admit ให้ ward ส่งคืน OPD Card ภายหลัง Discharge ผู้ป่วย
   • แฟ้ม IPD ภายใน 15 วัน หลังจากผู้ป่วย Discharge เจ้าหน้าที่ผู้คืนจะต้องลงบันทึกการคืนในใบรายงานยอดผู้ป่วยนอกหรือสมุดส่งคืนแฟ้มผู้ป่วยใน ส่วนเจ้าหน้าที่เวชระเบียนมีหน้าที่รับคืนโดย manual และบันทึกใน Computer
   • การใช้ระบบสารสนเทศในการควบคุมเวชระเบียนโดยออกแบบโปรแกรมสามารถบันทึกการส่งเวชระเบียนผู้ป่วยไปแผนกต่างๆ และสามารถตรวจสอบกลับได้ เมื่อพบว่าประวัติผู้ป่วยที่ค้นหาไม่พบถูกส่งไปจุดบริการใดเป็นจุดสุดท้ายที่ใช้บริการ
   • การประชุมชี้แจงนโยบายด้านเวชระเบียนให้กับเจ้าหน้าที่ของโรงพยาบาลทราบ
   • กรรมการสารสนเทศกำหนดผู้มีสิทธิและระดับความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลในแฟ้มเวชระเบียนผู้ป่วย ดังนี้

ผู้มีสิทธิ

• เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานเวชระเบียนทุกคน
• แพทย์/พยาบาล ที่ทำหน้าที่ดูแลผู้ป่วย
• ผู้ทำงานวิจัย หรือนักศึกษาหลักสูตรทางการแพทย์และสาธารณสุขต่างๆ ที่ได้รับอนุญาตให้เข้าฝึกอบรมที่โรงพยาบาลฟากท่า
• ศาล ,บริษัทประกันชีวิต,สำนักงานหลักประกันสุขภาพแห่งชาติ, สำนักงาประกันสังคม,บริษัทกลางคุ้มครองผู้ประสบภัยจากรถ,กรมบัญชีกลาง ต้องทำหนังสือขอเข้าดูข้อมูล หรือมีหมายศาลโดยผ่านผู้อำนวยการโรงพยาบาล

ข้อมูลที่เกี่ยวข้องและระดับความสามารถเข้าถึงข้อมูล

• ข้อมูลทางการแพทย์กำหนดให้แพทย์หรือผู้ที่รับมอบหมายเท่านั้นที่จะเป็นผู้เข้าถึง
• ข้อมูลทางการพยาบาล กำหนดให้แพทย์/พยาบาลเท่านั้นที่จะเป็นผู้เข้าถึง
• ข้อมูลทางเวชระเบียนผู้เกี่ยวข้องมีสิทธิ์สามารถเข้าถึงได้แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้

เรื่อง การรักษาความลับของผู้ที่เข้าถึงข้อมูลผู้ป่วย

Details

Category: ICT rules

Published on Monday, 08 August 2016 09:00

Written by Super User

Hits: 10341

เลขที่ WI-IMT-024
วันที่ปรับปรุง 08/08/2558 
เรื่อง การรักษาความลับของผู้ที่เข้าถึงข้อมูลผู้ป่วย
ผู้รับผิดชอบ : กรรมการสารสนเทศ,เจ้าหน้าที่ทุกคน

วิธีปฏิบัติ
ก. การรักษาความลับของผู้ที่เข้าถึงข้อมูลผู้ป่วย

1. การบันทึกข้อมูลประวัติและการเข้ารับบริการของผู้ป่วย
   • ไม่บันทึกข้อมูลที่ไม่เป็นจริง (untrue information)
   • ไม่ควรบันทึกข้อมูลที่เป็นจริงแต่เป็นข้อมูลที่ไม่สมควรบันทึกไว้เป็นหลักฐาน
   • ก่อนการบันทึกข้อมูลใดๆ ลงในแฟ้มประวัติเวชระเบียนของผู้ป่วย หรือในคอมพิวเตอร์ต้องพิจารณาเนื้อหาที่จะบันทึกให้รอบคอบ
2. การนำข้อมูลของผู้ป่วยหรือตัวผู้ป่วยไปเผยแพร่ให้ความรู้ จัดทำราย ตีพิมพ์เอกสารทางวิชาการต่างๆ
   • ให้เก็บเอกสารหรือรายงานเกี่ยวกับข้อมูลของผู้ป่วยไว้เป็นความลับ เมื่อนำไปใช้ในการสอนหรือใช้ประกอบในการเขียนรายงานต่าง ๆ
   • การเปิดเผยข้อมูลจะต้องได้รับหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษร ที่แสดงถึงความยินยอมให้เปิดเผยข้อมูล
   • การเขียนรายงานผู้ป่วยเพื่อตีพิมพ์โดยทั่วไปแล้วไม่ควรใส่ ชื่อ-นามสกุลผู้ป่วย
   • หลีกเลี่ยงการตีพิมพ์ หรือแสดงรูปผู้ป่วยที่เห็นใบหน้าชัดเจน ถ้าจำเป็นต้องปิดส่วนหนึ่งของใบหน้า
   • การนำผู้ป่วยไปแสดงหรือปรากฏตัวต่อสาธารณชนเพื่อเป็นตัวอย่างในการให้ความรู้แก่ประชาชน ต้องได้รับความยินยอมจากผู้ป่วยก่อน
   • การนำเรื่องราวของผู้ป่วยไปเปิดเผยต่อสื่อมวลชน ถ้าไม่จำเป็นควรหลีกเลี่ยง
   • การนำเรื่องผู้ป่วยเข้าประชุมปรึกษาหารือกับกลุ่มบุคคลอื่น ที่อยู่นอกวิชาชีพทางการแพทย์ ไม่ควรเปิดเผยชื่อ- นามสกุลผู้ป่วย
3. ไม่อนุญาตให้เจ้าหน้าที่เวชระเบียนหรือผู้ไม่เกี่ยวข้องให้ข้อมูลทางโทรศัพท์โดยเด็ดขาด
4. กรณีเป็นบุคลากรที่มีหน้าที่ในการให้ข้อมูลหรือตอบคำถามเกี่ยวกับผู้ป่วย เช่น ประชาสัมพันธ์ ควรจะต้องระมัดระวัง และตรวจสอบผู้ที่ถามนั้นว่า เกี่ยวข้องกับผู้ป่วยอย่างไรก่อน ให้ข้อมูลตามความจำเป็นและตามขอบเขตที่ได้รับอนุญาตให้เปิดข้อมูลผู้ป่วยได้

ข. การอนุญาตให้เปิดข้อมูลผู้ป่วย โรงพยาบาลกำหนดให้บุคลากรต่อไปนี้มีสิทธิอนุญาตให้เปิดข้อมูลผู้ป่วย

1. ผู้อำนวยการโรงพยาบาล ,ประธานองค์กรแพทย์ ,แพทย์เจ้าของไข้
2. หัวหน้างานเวชระเบียน
3. วิธีปฏิบัติเมื่อมีการละเมิด
   • ผู้พบเหตุการณ์รายงานหัวหน้าหน่วยงานทราบเพื่อประเมินและบันทึกความเสี่ยง หัวหน้าหน่วยงานรายงานผู้จัดการความเสี่ยง/หัวหน้างานเวชระเบียน ทราบเพื่อให้สามารถแก้ไขสถานการณ์ทันท่วงที
   • คณะกรรมการสารสนเทศทบทวนความเสี่ยงทำ RCA( Root Cause Analysis)หาสาเหตุของปัญหาและประสานกับหน่วยที่เกี่ยวข้อง เพื่อร่วมกันหาแนวทางแก้ไข
   • คณะกรรมการสารสนเทศพิจารณาแนวทางแก้ไข ออกระเบียบปฏิบัติเมื่อเกิดเหตุละเมิดเพื่อมิให้เกิดเหตุการณ์ซ้ำซ้อน

เรื่อง การปฏิบัติกรณีเกิดอัคคีภัย

Details

Category: ICT rules

Published on Monday, 08 August 2016 08:59

Written by Super User

Hits: 9693

เลขที่ WI-IMT-023
วันที่ปรับปรุง 08/08/2558 

เรื่อง การปฏิบัติกรณีเกิดอัคคีภัย
ผู้รับผิดชอบ : กรรมการสารสนเทศ,ศูนย์คอมพิวเตอร์,

วิธีปฏิบัติ
1. กรณีเกิดอัคคีภัย

1. ขนย้ายอุปกรณ์ในห้อง Server ดังนี้
   • ตู้ Server (วิธีขนย้ายตู้ Server)
2. ขนย้ายอุปกรณ์ในห้องคอมพิวเตอร์ดังนี้
   • Computer PC ที่ติดสติกเกอร์สีแดง
   • Switch HUB 
   • Computer Notebook 
   • เครื่องสำรองไฟฟ้า
3. เมื่อสามารถควบคุมอัคคีภัยได้แล้ว ให้ดำเนินการตรวจสอบความเรียบร้อยของระบบเครือข่าย ,ระบบไฟฟ้า และติดตั้งอุปกรณ์ให้พร้อมใช้งาน
4. ตรวจสอบความพร้อมใช้ของเครื่องลูกข่าย หากยังไม่พร้อมใช้งานให้ดำเนินการตามระเบียบปฏิบัติกรณีไฟฟ้าดับ หรือ กรณีเครื่อง Server /Database มีปัญหา

หากเจ้าหน้าที่ศูนย์คอมพิวเตอร์ไม่อยู่ เจ้าหน้าที่อื่นสามารถดำเนินการได้ดังนี้